Para tornar o check-list mais claro, vamos detalhar cada um dos itens apresentados:
Nome do Evento
Escolha um nome de simples compreensão e memorização, fácil entendimento pelo público desejado e também convidativo. Busque temas de interesse do mercado, novidades e diferenciais para seu evento.
Data de Realização
É importante definir a data com antecedência para que haja tempo hábil para o planejamento do evento, divulgação e venda de ingressos. Verifique a existência de feriados e outros eventos na data desejada e em dias próximos, para que os mesmos não interfiram na venda dos ingressos.
Local
Procure sempre um local de fácil acesso, que ofereça toda a estrutura necessária para seu evento – como quantidade suficiente de assentos, palco ou piso elevado, segurança contra incêndio, púlpito, suporte para bandeiras, iluminação, boa acústica. Observe detalhes como a conservação do ambiente, decoração e acessibilidade.
Público Estimado
Calcule o público estimado de acordo com a capacidade do local escolhido. Não disponibilize mais ingressos do que o número de assentos, evitando assim a insatisfação do público.
Objetivos
Definir os objetivos do evento é essencial para planejá-lo com foco nos resultados. Pontue os objetivos e as métricas para saber em números o que foi alcançado. O objetivo é divulgação de algum trabalho? Conseguir parcerias? Treinar pessoas? Pense nisso para direcionar seus esforços para o que importa.
Atividade e Descrição
Liste nestes campos todas as atividades relacionadas ao evento, contratação de serviços, pagamentos, ingressos, divulgação, dentre outros. O campo de descrição corresponde ao que deve ser feito, por exemplo:
– Atividade: coffee-break;
– Descrição: definir cardápio, solicitar orçamentos (baixe aqui uma planilha para produzir o orçamento do seu evento)
Responsável
Coloque o nome do responsável pela atividade relacionada. Ele é importante para que nenhum item do check-list deixe de ser realizado.
Fornecedor
Coloque nesse campo o nome do fornecedor relacionado a atividade, nos casos onde esse item se aplicar. Assim fica mais fácil acompanhar o trabalho dos mesmos.
Contatos
Relacione o telefone e e-mail de todos os responsáveis e fornecedores do evento separados por atividade.
Prazo de Conclusão (deadline)
Defina um prazo de conclusão para cada atividade, acompanhe sempre essa informação, evitando assim que imprevistos atrapalhem o cronograma do evento.
Situação (status)
Atualize esse campo constantemente conforme as atividades sejam realizadas. Defina status para que seja fácil visualizar se os prazos estão sendo cumpridos ou se haverá atrasos, você pode utilizar os seguintes: pendente, em andamento e concluído.
Lista de Pagamentos
Relacione aqui todos os serviços contratados, com as informações de valores e prazos para pagamento.
Observações
Utilize esse campo para qualquer informação adicional que deseje incluir no check-list.
Pronto! Liste no campo de atividades tudo o que for relacionado ao evento e crie colunas de acordo com a sua necessidade. Planejamento anterior, execução e avaliação. Assim o seu check-list será uma ferramenta completa.
#DicaSympla: A gente criou um check-list para ajudar você a organizar o seu evento. Para fazer o download gratuito dela, acesse: http://downloads.sympla.com.br/check-list-para-eventos
É importante acompanhá-lo diariamente e compartilhar as informações com toda a equipe envolvida na organização. Com esse acompanhamento, é possível tomar medidas corretivas ao sinal de qualquer imprevisto, e garantir que seu evento seja um sucesso.
Com as nossas dicas você já pode começar a organizar melhor seu evento. Depois venha nos contar quais os resultados!
Fonte: http://blog.sympla.com.br/
